О сроках хранения бухгалтерских документов

Наступление отчетного периода для каждого бухгалтера – «горячая пора». Предстоит проделать большую работу, потратить много времени, сил и зачастую нервов и, конечно, придумать, куда поместить новые отчетности.

Дело в том, что с каждым годом бухгалтерской документации у любого предприятия становится все больше и больше. Перед руководством часто встает вопрос создания архива или, по меньшей мере, закупки специализированной мебели (стеллажей, сейфов и т.д.) и их расстановке в офисе. Но стоит ли хранить накапливающуюся документацию или некоторые бумаги можно смело уничтожить?

В нашей стране ответственные бухгалтеры предпочитают все-таки хранить. Ведь неизвестно, какую бумагу потребуют контролирующие органы. Невыполнение их требований чревато штрафами и прочими неприятностями. Однако вряд ли инспектор потребует предъявить бумагу, срок хранения которой уже истек. Для каждого документа он свой.

Для каждой бумаги законодательством предусмотрено свое время. Причем увеличение срока возможно с учетом специфики деятельности организации. Стоит отметить, что для предприятий различных форм действуют разные правила и это также необходимо учитывать.

Ответственность за ненадлежащее хранение документов ложится, в первую очередь, на плечи руководителя предприятия. Поэтому бизнесмены весьма ответственно подходят к поиску бухгалтеров (в особенности – главных), а также нередко пользуются услугами специализированных архивных компаний.

Подобные владеют всеми необходимыми сведениями и способны обеспечить своевременную утилизацию документов и их сохранность на протяжении установленного времени. Сотрудничество с такими фирмами также гарантирует безопасность бумажных носителей информации, снижает риск потери документов по причине ненадлежащего хранения, халатности и т.д.

Профессиональный архив оснащен современным оборудованием (стеллажами, коробками, системами безопасности и т.д.). В подобном помещении поддерживается микроклимат, благоприятный для бумажных носителей информации.

Кроме того, фирмы, специализирующиеся на архивном хранении, как правило, оказывают и ряд сопутствующих услуг. В частности, могут выполнить сканирование корпоративной документации и создать электронный архив. В арсенале организаций данного рода деятельности есть все необходимое оборудование, а также штат высокопрофессиональных опытных сотрудников.

Отметим, что утрата документации влечет за собой множество неприятных последствий – административную и налоговую ответственность, штрафы, размеры которых подчас весьма внушительны. Поэтому популярность услуг архивных компаний не вызывает удивления. Ведь именно они надежно защищают бизнесменов от финансовых рисков.